Mire való a GPS a céges autóban? És hogyan szabad használni?

A GPS és az útnyilvántartás nagyon nem ugyanaz

Amikor 2019. év elején kijött az áfa törvény módosítása, mi is írtunk arról, hogy aki nem akar átállni az új rendszerre, az folytathatja tovább az útnyilvántartás vezetését.

Azonban még mindig ott van sokak fejében a tévhit, hogy egy beszerelt GPS nyomkövetővel minden szükséges adat összegyűjthető ehhez.

Tény, hogy egy ilyen eszköz képes rögzíteni útvonalat, azonban egy hiteles útnyilvántartáshoz kell,

• az utazás célja és időpontja,
• az autó típusa és rendszáma,
• a felkeresett üzleti partner adatai (pl. neve, címe),
• a megtett kilométerek száma,
• a fogyasztási norma, a tankolások helye, ideje, ára,
• a kilométeróra állása

és még sorolhatnánk, mennyi minden.

Mindez egy sima, „mezei” nyomkövetővel nem rögzíthető, ha pedig utólag próbáljuk meg pótolni a hiányzó adatokat, az nagyon macerás és időigényes lesz.

Ilyen esetben van szükség egy profi útnyilvántartó rendszerre!

Vannak már kifejezetten olyan szolgáltatások, amik éppen arra születtek, hogy lehetőleg minél kevesebb idő- és energia ráfordítással tudjanak a vállalkozások olyan útnyilvántartást készíteni céges autóikhoz, ami aztán majd az adóhivatalnak is megfelel majd.

Ezek a szoftverek rendkívül egyszerűen kezelhetőek, és minden adatot összegyűjtenek, amire csak szükség van bármiféle költségelszámolás esetén.

Mi magunk is rendelkezünk olyan partnerrel, aki ezt biztosítani tudja Önnek a rajtunk keresztül beszerzett céges autóhoz, így ha árajánlatot kér tőlünk, az ezzel kapcsolatos kérdéseire is választ kap.

De mi a helyzet akkor, ha nem az 50%-os áfa levonás átalánnyal akar élni, és valójában nem útnyilvántartást szeretne vezetni?

Másra kéne a GPS?

Több oka is lehet annak az áfa elszámoláson kívül, hogy egy vállalkozás szeretné nyomon követni a céges autóját.

• Több autója is jár folyamatosan az utakon (pl. egy fuvarozó cég esetében), és emiatt fontos látnia, melyik merre jár.
• Komoly értékeket szállít az adott jármű, aminek útjáról pontos információkat akar szerezni.
• Ellenőrizni akarja az autót használó alkalmazottját (akár annak biztonságáról, akár csak a munkavégzés menetéről és részleteiről van szó).

Ez mind érthető, de fontos tudni, hogy önmagában nem lehet egyik napról a másikra beszerelni a GPS-t: elég komoly papírmunkára számíthat az, aki ilyesmit szeretne jogszerűen tenni.

A GPS használat személyes adatok kezelésével jár, és így is kell kezelni

A NAIH, vagyis a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság szempontjai szerint mindenképp szükség van

• kidolgozott adatvédelmi szabályzatra;
• érdekmérlegelési tesztre,
• adatvédelmi hatásvizsgálatra,
• valamint a teljes nyomon követést alátámasztó jogalapra

ahhoz, hogy egy cég GPS-szel tudja követni a saját céges autóját.

Ez meglepően sok papírmunkát jelent, és egyetlen komolyabb ok áll mögötte: a nyomkövetés során személyes adatokat rögzítünk, tehát igen komoly követelmények tartoznak hozzá GDPR szempontból is.

Mik a szabályai a GPS használatnak?

Mivel a legtöbb esetben nem maga a cég gyártja a nyomkövető rendszert, így egyből bejön a képbe egy harmadik fél is, aki adatfeldolgozó szerepbe kerül – ebből következően vele egy adatfeldolgozói szerződést kell kötni.

A másik fontos tudnivaló, hogy a munkavállalót csak a munkaidő alatt lehet „lekövetni”, tehát a GPS nem használható munkaidőn kívül.

Emellett meg kell adni a lehetőségét annak, hogy az autót használó munkatárs tájékoztatva legyen a GPS-ről (az autón belül jól látható helyen piktogramot is kell erről elhelyezni), valamint, hogy bármikor kikapcsolhassa a nyomkövető rendszert.

Meg kell indokolni a nyomkövetés jogosságát

Nem minden számít jogos érdeknek a törvények szerint: önmagában az, hogy ellenőrizni szeretnénk, mikor és hova megy a munkavállaló az autóval, még nem elég komoly indok.

Ha a munka hatékonyságáról, a különböző szállított értékek, vagy a sofőrnek a biztonságáról van szó, az már megfelel – feltéve, hogy tudunk egy érvényes jogszabályt állítani mögé.

A korábban említett adatvédelmi hatásvizsgálat is ehhez a kérdéshez tartozik, ugyanis ebben vizsgáljuk meg, hogy a gyűjteni kívánt adatokra miért van szükség, és hogyan lehet ezeket úgy rögzíteni, hogy az érintettek jogai egyáltalán ne sérüljenek.

Összefoglalva: a GPS nyomkövetés nagyobb falat, mint elsőre gondolnánk

Ahogy a fentiekből is látszik, nem akármilyen munkát jelent nyomkövetőt szereltetni egy céges autóba: még ha jól megfogalmazott és jogos érdekek is állnak mögötte, akkor is igazolni kell mindezt szakszerű és hitelesített dokumentumokkal.

Aki pedig azt gondolja, hogy mindez megkerülhető, az jobb, ha tudja, hogy ezekkel a kérdésekkel a NAIH nagyon komolyan foglalkozik, és senki sem szeretne kellemetlen kérdésekre válaszolgatni, ha egy ellenőrzés során ezzel lebukik.

És ahogy azt már korábban is említettük: önmagában egy GPS még nem is rögzít elég adatot ahhoz, hogy azzal valóban kezdeni lehessen valamit.

Ha valóban profi szolgáltatást szeretne, kérjen útnyilvántartást a cégautójához

Főleg akkor, ha tartós bérletbe, operatív lízingbe vett autóról van szó, hiszen a bérleti díj utáni áfa elszámolásához mindenképp szükség lesz rá (amennyiben nem akar az 50%-os átalánnyal élni).

Nem biztos, hogy a NAV elfogad minden útnyilvántartást, hiszen ezen belül is komoly elvárásoknak kell megfelelni – ezért kell ezt profikra bízni!

Keressen minket bizalommal, ha cégautót szeretne, és mi segítünk eligazodni ezekben a kérdésekben!